AUFGABE DER DIGITALLOTSEN

Gestartet in die Digitalisierung ist die Gebr. Mahn vor ca. 15 Jahren mit einer ersten „digitalen Variante“ der Auftragsbücher. Die zeitaufwendigen analogen Suchprozesse wurden durch eine gut strukturierte Excelliste neu gedacht. Alle Details zu den laufenden und vergangenen Aufträgen wurden in einer Liste zu verschiedenen Merkmalen, filterbar zusammengefasst. Auftragsannahme und Rechnungsstellung wurde dadurch deutlich vereinfacht und effizienter, da alle wesentlichen Informationen an einem Ort digital zusammengeführt und viel schneller abrufbar wurden.

Anschließend wurde eine geeignete Branchensoftware gesucht und die digitalen Prozesse erweitert. Doch auch an dieser Stelle bleibt der Betrieb nicht stehen. In einem Lastenheft hat der Betrieb alle analogen Prozesse abgebildet und einen SOLL- Zustand definiert. Dabei sind einige Ideen entstanden, die nun mit einer eigenen Software umgesetzt werden.

Für die Entwicklung einer erfolgreichen Digitalisierungsstrategie hilft ein sehr detailliertes Lastenheft dabei die eigenen digitalen Ziele festzuhalten und umzusetzen.

Heute ist der Betrieb dabei gemeinsam mit einem Programmierer eine eigene Software zu entwickeln, um ihre sehr spezifischen und individuellen Prozesse abbilden zu können. Die bestehende Branchensoftware schafft es nicht, alles zu erfüllen, was sich der Betrieb für die eigenen Prozesse überlegt hat.

Auch das Prüffeld wurde digitalisiert und bietet nun eine Schnittstelle zwischen Mechanik und Digitalisierung. Auch hier werden die digitalen Prozesse wie das „Prüfen der Motoren“ weiter optimiert.

„Digitalisierung im Handwerk ist nicht nur Sache der Geschäftsführung“, sagt Katrin Rossmüller. „Wer sich nicht digitalisiert wird langfristig nicht mithalten können.“ Diese Position verdeutlicht wie sehr digitale Prozesse bereits die verschiedenen Prozesse – auch im Handwerk – durchdrungen haben. Um markt- und wettbewerbsfähig zu bleiben ist es dringend notwendig, dass Betriebe über Digitalisierung nachdenken. Für die Gebr. Mahn ist es von Vorteil, da sie eng mit der Industrie zusammenarbeiten und kooperieren und dadurch immer schon Berührungspunkte zu digitalisierten Prozessen hatten. Für den Betrieb sind vor allem standardisierte Prozesse nötig, damit Sie als Spezialist am Markt bestehen bleiben können und konkurrenzfähig sind.

Durch die neue Software sollen viele Daten, die durch verschiedene Prozesse bereits im Betrieb und in den Prozessen erfasst werden, zusammengeführt, analysiert und neu nutzbar gemacht werden. Für Kunden wird es durch weitere digitale Möglichkeiten einfacher Informationen zu Ihren Aufträgen zu erhalten.

Wenn man Katrin Rossmüller fragt, wie sehr ihr Betrieb bereits digitalisiert ist, antwortet sie lächelnd zu ca. 70 %. Sie hat noch einiges vor.

Wie es in der Branche üblich ist, werden Leistungen direkt beim Kunden erbracht und es stellt sich die Frage der Kommunikation mit den Mitarbeitenden im Büro. Das Alltagsgeschäft wird zunehmend flexibler und kurzfristiger, was den schnellen Austausch von Informationen erforderlich macht.

Zuerst wurde versucht, mit den bereits vorhandenen Mitteln das Thema zu lösen, doch Telefon, E-Mail und „Teams“ stießen schnell an ihre Grenzen. Die Idee über Messanger-Dienste wie WhatsApp zu kommunizieren, kam auf. Allerdings auch eine Reihe von Fragen: Wie steht es um Datenschutz und -sicherheit, Administration, Erreichbarkeit und Transparenz?

All dies führte schnell zu einer konkreten Anforderungsliste an den Anbieter. Hier einmal das Wesentliche zusammengefasst: Der gesuchte Messenger darf nicht auf die Gerätedaten wie das Adressbuch oder den Standort des Handys zugreifen, sodass eine Installation auch auf privaten Handys von Mitarbeitenden und externen Partnern möglich wird. Er muss ein differenziertes Berechtigungsmanagement anbieten, um die verschiedenen Daten, den richtigen Ansprechpartnern zuzuordnen. Gleichzeitig muss die Transparenz von getroffenen Absprachen gegeben sein, die im Nachhinein in Protokolle archiviert werden. Wichtig war auch die einfache und intuitive Nutzung auf allen gängigen Systemen, DSGVO-Konformität und eine klare Beachtung der Arbeitszeiten.

Die Suche nach einem geeigneten Anbieter blieb jedoch erfolglos. Deshalb wurden private Kontakte genutzt, um einen Programmierer anzufragen. Schnell kam die Idee auf, selbst eine App entwickeln zu lassen. Ein halbes Jahr später wurde der Prototyp bereits von zehn Mitarbeitenden verschiedener Bereiche getestet. Schnell wurden damit Schwachstellen aufgedeckt. Der Wunsch nach einer Feierabendfunktion wurde geboren: Jeder Mitarbeitende sollte die eigenen Arbeitszeiten hinterlegen können und nach Feierabend keine Push-Nachrichten mehr erhalten.

Wichtig ist auch, dass die App auf dem eigenen Server gespeichert wird und per SSL-Verschlüsselung mit den mobilen Geräten kommuniziert. Somit liegen alle Daten jederzeit bei dem Betrieb und es erfolgt keinerlei Weitergabe an Dritte.

Durch den großen Erfolg in der Anwendung wurde die Eigenentwicklung des Betriebs nun auch anderen zugänglich gemacht. Die App kann unter bico.app auch erworben werden. Ein Blick lohnt sich auf jeden Fall!

Der Betrieb arbeitet oft in mehreren Projekten gleichzeitig und seine Mitarbeitenden sind somit die meiste Zeit im Außendienst und nicht in der Zentrale. Bisher wurden alle wichtigen Informationen über Notiz- und Stundenzettel weitergegeben. Gerade der Geschäftsführer fungierte dabei oft als zentrale Anlaufstelle für Informationen.

Diese Situation führte jedoch zu vielen Fehlern in der Abschrift und vielen Fehlzeiten, da Informationen nicht zugänglich waren. Somit beschloss der Geschäftsführer, das Büro möglichst papierlos zu organisieren. In einem ersten Schritt ließ er alle bereits vorhandenen Dokumente einscannen, verschlagworten und den Kunden sowie den Projekten zuordnen. Dann entschied er, dass er nicht neu investieren möchte, sondern seine Anforderungen von der vorhandenen Software erfüllt werden sollten.

Er überlegte, welche Dokumente als Standard im System vorhanden seinen müssten und erstellte Vorlagen für diese. Es waren ganze 15 Dokumente. Neben dem Einbezug der Vorlagen rückte ein zweiter Punkt in den Vordergrund: in einer mobilen Version mussten auch die Mitarbeitenden auf die Vorlagen zugreifen und diese bearbeiten können.

Der Softwareanbieter implementierte die gewünschten Formulare und bildete die beschriebenen Prozesse ab. Durch eine App wurde der gewünschte Kontakt zur Baustelle hergestellt und ein schneller Austausch mit dem Büro ermöglicht. Die hinterlegten Formulare werden heute mobil ausgefüllt, abgesendet und automatisch in die Branchensoftware übertragen.

Dabei blieb die Entwicklung aber nicht stehen. So folgte die digitale Zeiterfassung, unterteilt in Anwesenheits-, Projekt- und Tätigkeitszeiten. Dies ermöglicht eine genauere Dokumentation für den Kunden. Eine weitere Besonderheit dieser App ist die Gefährdungsbeurteilung, die automatisch den entsprechenden Personen vor dem Zugriff auf Projektdaten angezeigt wird.

Bei den Mitarbeitenden kam die Frage nach der Überwachung auf. Oft wurde ihnen gezeigt, was der Chef sieht und was sie selbst sehen können. Mit der neuen Transparenz ergab sich eine neue Dynamik, da jeder Bereich nun auch Planungszeiten einsehen konnte. Mitarbeitende wurden regelrecht stolz drauf, Zeiten eingehalten und an einem Projekt mitgewirkt zu haben.

Der Betrieb war bereits für seine innovativen Ideen bekannt, seine Verwaltungsprozesse bildeten dies aber noch nicht ab. Durch die Einstellung von vier neuen Mitarbeitenden wurde klar, „so kann es nicht weitergehen“. Die Idee war, eine Software zu finden, die vom ersten Kundenkontakt über die Fertigung und bis zur Rechnungsstellung den gesamten Prozess abbilden kann. Die Realität sah jedoch anders aus, keine der gefundenen Softwarelösungen konnte alle Anforderungen abdecken. So kam es zu einer Kooperation mit einem Softwareentwickler.

Es wurden drei Standardsoftwarelösungen ausgesucht, angepasst und dann miteinander verbunden. Wichtig war dabei, dass Projekt- und Kapazitätsplanung, Arbeitszeiterfassung, Auftragsinformationen, Kalkulation/Nachkalkulation, Projektauswertung und die Finanzbuchhaltung zusammen in einer einzigen Software abgebildet werden konnten. Für alle Verwaltungsprozesse wurden möglichst automatisierte Abläufe eingerichtet.

Durch die damit notwendige Definition von Schnittstellen zwischen den verschiedenen Softwarelösungen kam es zum Überdenken bisheriger Abläufe im Betrieb. Diese mussten nun neugestaltet werden und warfen die Frage auf, wie alle Mitarbeitenden mitgenommen werden könnten. Neben den Schulungen zu dem neuen Softwaresystem war es notwendig, neue Kapazitäten aufzubauen. So fordert das neue Arbeiten mehr soziale und kommunikative Kompetenz, als dies vorher notwendig war. Eine Reihe von Schulungen folgte, bis nicht nur der Umgang mit dem System erlernt war, sondern auch jeder seinen Platz neu im Unternehmen gefunden hatte.

Der im Grunde traditionelle Tischlereibetrieb wollte sein Produkt- und Dienstleistungsangebot vergrößern und den Kundenstamm erweitern. Auch die hohe körperliche Belastung in der Bearbeitung von doppelt gekrümmten Oberflächen stellte eine Herausforderung dar. Die Idee kam durch einen sehr komplexen Kundenwunsch: eine kreisrunde Haustür mit Stichbogen für einen Rundturm.

Das erste Mal rückte die Möglichkeit eines Industrieroboters in den Vordergrund, drei Tonnen Gewicht, fünf-Achs-Simultanbearbeitung, vier Meter Reichweite, mit verschiedenen Spannungslösungen. Der Roboter sollte zum Fräsen eingesetzt werden. Ziel war, verschiedene Werkstoffe und Formen mit hoher Detailgenauigkeit zu bearbeiten. Da es bisher keine Roboterfräszentren für das Handwerk gab, wurde der Unsicherheit eine präzise Planung entgegengesetzt. Das Unternehmen entschied sich für einen Partner aus der Forschung und das Zentrale Innovationsförderungsprogramm Mittelstand (ZIM). Viele Fragen mussten jedoch vorerst offenbleiben: Wird das Ergebnis den Anforderungen der Fertigung genügen? Spielt die Holzwuchsrichtung dabei eine Rolle?

In einem ersten Schritt wurde die Technologie, ihre Einsatzbereiche und die zu erwartenden Umsätze in einem Businessplan erfasst. Dann begann die Recherche geeigneter Hard- und Software zum Fräsen großer Teile auf dem bestehenden Markt. Es zeigte sich, dass es zwar geeignete Programme gab, diese aber nicht ohne Weiteres auf den kleinen Betrieb übertragbar waren. Vor allem bei der Übertragung und Auslesung von Daten über eine Simulationssoftware von CAD/CAM in Bewegungen des Roboters musste eigens programmiert werden. Dies dauerte Monate und brachte vielen Fragen zum Industrieroboter auf. Wie konnte dieser in einen Holzbearbeitungs-Gelenkarm-Roboter umgebaut werden?

Auch die Befestigung der Werkteile barg Herausforderungen – es gab bisher keine Spannvorrichtung, die sämtlichen Formate abdeckte. Auch hier musste eine eigene Umsetzung erarbeitet werden.

Neben diesen technischen Herausforderungen ergaben sich jedoch auch Veränderungen in den Prozessen im Betrieb, die Vorbereitungen in der Anfangsphase von Aufträgen intensiviert sich und verlangt einen guten Umgang mit großen Datenmengen. Im weiteren Verlauf übernimmt der Roboter oft langwierige Aufgaben. Es begann ein Lernprozess, für den es noch keine Vorbilder gab. Die Rollen der Mitarbeitenden mussten neu festgelegt werden. Gerade der Aspekt der körperlichen Entlastung und der Übertragung von handwerklichem Wissen in Konfigurationen des Roboters schuf eine große Akzeptanz unter den Mitarbeitenden.