Im Alltag eines Handwerksbetriebs bleibt oft zu wenig Zeit für das, was wirklich zählt: gute Arbeit und zufriedene Kunden. Stattdessen binden eintönige Routineaufgaben viele Kapazitäten im Büro. Genau hier können einfache Eingaben an einen Chatbot helfen.
Du gibst die wichtigsten Stichpunkte vor, und die KI baut daraus den ersten Entwurf – ob Tagesplan, Marketingtext, Gesprächsprotokoll oder Auswertung. Anschließend prüfst du das Ergebnis und gibst es frei. KI-Prompts im Handwerk nehmen den Großteil der Routinearbeit ab, aber die Kontrolle bleibt bei dir, während die Fleißarbeit spürbar geringer wird.
Ein Prompt ist eine klare Anweisung an den Chatbot. Darin beschreibst du, welche Rolle die KI einnehmen soll, welche Informationen sie bekommt und in welchem Format du das Ergebnis brauchst. Je genauer diese Vorgaben sind, desto besser fällt das Resultat aus. Der praktische Teil daran: Du kannst dir gut formulierte Prompts als Vorlagen für alle möglichen KI-Chatbots sichern und später wiederverwenden. Beim nächsten Auftrag trägst du nur neue Daten ein und der Ablauf bleibt derselbe, die Zeitersparnis ebenso.
Viele Minuten gehen jeden Tag an ähnlichen Stellen verloren. In der Disposition müssen Teams, Adressen, Zeitfenster und Material zusammenpassen, bei Social Media fehlt oft die Zeit für passende Texte und Hashtags, nach Kundengesprächen müssen Notizen strukturiert werden; im Recruiting braucht es schnelle, wertschätzende Antworten, um Mitarbeiter zu gewinnen, und am Projektende wartet die Nachkalkulation. In all diesen Bereichen kann dir ein Chatbot einen ersten Entwurf erstellen und du sparst dir viel Zeit. Du bekommst strukturierte Vorschläge, erkennst Engpässe sofort und kannst Entscheidungen schneller treffen. Hier gilt die Regel um so mehr relevante Informationen du eingibst und je genauer und strukturierter du die Prompts formulierst, umso besser und hilfreicher sind die Antworten.
Um aufzuzeigen, wie einfach nützliche Prompts erstellt werden können, möchte ich dir hier ein paar konkrete einfache Prompt-Beispiele zeigen, die im Betriebsalltag von ganz Handwerksunternehmen sofort spürbar helfen können. Klicke einfach unter dem Prompt auf “Promot kopieren” und probier aus wie es für dich funktioniert.
Viele Betriebe verlieren morgens Zeit, weil Aufträge, Adressen, Zeitfenster und Material erst mühsam zusammengebracht werden müssen. Ein Chatbot kann dir hier den ersten Entwurf abnehmen: Er ordnet die Aufträge sinnvoll, schlägt fahrzeitarme Routen vor, markiert Engpässe und erstellt auf Wunsch gleich kurze Termin-SMS für Kunden. Du triffst weiterhin die Entscheidungen, aber du startest mit einer strukturierten Vorlage statt mit einem leeren Blatt.
Beispiel-Prompt:
Wenn keine Zeit für Social Media bleibt, leidet die Sichtbarkeit, die gerade in der Auszubildendenrekrutierung wichtig ist. Mit wenigen Stichworten erzeugt dir die KI kurze Texte, passende Hashtags und Ideen für Bild oder Video zu generieren. Du lässt dich von dem Chatbot inspirieren und entscheidest selber, welche Posts du umsetzen möchtest.
Beispiel-Prompt:
Nach Telefonaten bleiben oft Zettel oder Stichpunkte zurück, die später mühsam aufbereitet werden. Ein Chatbot verwandelt diese Notizen in ein klares Protokoll mit den wichtigsten Punkten, offenen Fragen und konkreten To-dos. So geht keine Information verloren, und die Nachverfolgung wird einfacher.
Beispiel-Prompt:
Im Recruiting zählt Tempo genauso wie Wertschätzung. Standardfälle wie Einladungen, Absagen oder Zusagen lassen sich hervorragend vorstrukturieren. Die KI erstellt dir eine freundliche E-Mail samt Betreff und eine kurze Version für SMS oder Messenger. Du prüfst den Ton und fügst Details hinzu – fertig.
Beispiel-Prompt:
Am Ende eines Projekts müssen Stunden, Material und Nachträge zusammengeführt werden. Die KI hilft dabei, Soll- und Ist-Werte in einer Tabelle gegenüberzustellen, Abweichungen zu benennen und daraus konkrete Maßnahmen für kommende Aufträge abzuleiten. So siehst du schneller, wo es hakt, und verbesserst schrittweise deine Arbeitsprozesse.
Beispiel-Prompt:
Wer mit KI arbeitet, merkt schnell: Nicht jeder Prompt liefert sofort das perfekte Ergebnis. Genau hier beginnt das sogenannte Verbessern von Prompts – und das funktioniert erstaunlich einfach. Du kannst die KI selbst fragen, wie du deine Eingabe optimieren solltest. Ein Beispiel: „Bitte sag mir, welche Details in meinem Prompt fehlen, um ein noch besseres Ergebnis zu erzeugen.“ Meist bekommst du darauf eine Liste mit fehlenden Informationen oder Tipps zur Struktur. So lernst du mit jeder Wiederholung, deine Anweisungen klarer zu formulieren.
Das Schöne daran ist, dass die KI dabei fast wie ein Coach für deine Prompts fungiert. Statt dich durch Fachliteratur zu wühlen, übst du direkt im Alltag. Und weil sich Prompts speichern lassen, entwickelst du nach und nach eine Sammlung an Vorlagen, die immer genauer auf deinen Betrieb zugeschnitten sind.
Damit Prompts im Alltag wirklich helfen, lohnt es sich, ein paar Best Practices zu beachten. Formuliere deine Eingaben so, als würdest du einem Mitarbeiter eine klare Aufgabe geben: Definiere die Rolle („Du bist Bauleiter…“), gib die nötigen Informationen mit und beschreibe das gewünschte Ergebnis möglichst konkret („Gib mir eine Tabelle mit Soll-Ist-Vergleich“). So versteht der Chatbot sofort, was er tun soll, und liefert Ergebnisse, die du direkt weiterverwenden kannst.
Auch Mitarbeiter, die nicht gerne lange Texte schreiben oder keine IT-Erfahrung haben, können mit solchen Vorlagen arbeiten. Die Hürde ist niedrig, und gerade in stressigen Phasen entlasten KI-Chatbots das gesamte Team. Prompts sind also nicht nur ein Werkzeug für Chefs oder Bürokräfte, sondern können im ganzen Betrieb genutzt werden.
Langfristig entsteht daraus ein digitales Handbuch für Büroprozesse. Jeder gut getestete Prompt kann gespeichert und beim nächsten Mal wieder eingesetzt werden. Mit der Zeit sammelst du dir also einen Werkzeugkasten an Vorlagen, die genau zu eurem Betrieb passen. Das spart nicht nur Minuten im Alltag, sondern sorgt dafür, dass Abläufe einheitlicher und zuverlässiger werden – ganz unabhängig davon, wer sie bedient.
Der Einstieg ist unkompliziert: Wähle zwei oder drei Bereiche, in denen regelmäßig Zeit liegen bleibt, und erstelle dafür je eine saubere Prompt-Vorlage. Beim nächsten Mal trägst du nur die neuen Daten ein und hast in wenigen Minuten einen soliden Entwurf auf dem Tisch. So entlastest du dein Büro, ohne auf Qualität oder Kontrolle zu verzichten.
Wenn du herausfinden möchtest, welche Prozesse in eurem Unternehmen sich auf diese Weise am besten verschlanken lassen, buche dir gern einen kostenfreien Beratungstermin. Gemeinsam schauen wir, wo sich mit geringem Einsatz die größte Wirkung erzielen lässt.
Für alle Handwerksbetriebe im Land Bremen ist diese Beratung als Service der Handwerkskammer Bremen komplett kostenlos. Gerne unterstützen wir Sie auch in anderen Bereichen wie Online-Marketing, Cybersecurity und der Anwendung moderner Internet-Technologien in Ihrem Betrieb.
