Die Umstellung auf die E-Rechnung ist für viele Unternehmen aktuell ein zentrales Thema. Was lange als Zukunftsvision galt, wird nun Realität: Mit den gesetzlichen Vorgaben auf EU- und Bundesebene rückt die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung für Unternehmen aller Größen immer näher. Viele Betriebe – vom kleinen Handwerksunternehmen bis zum internationalen Konzern – stehen daher vor denselben Fragen:

Was genau ist eine E-Rechnung? Welche Formate sind erlaubt? Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht für Handwerksbetriebe? Und wie lässt sich die Umstellung in der Praxis möglichst einfach umsetzen?

Dieser Artikel beantwortet die häufigsten Fragen rund um E-Rechnung in der digitalen Buchhaltung. Ziel ist es, einen klaren Überblick zu geben, Missverständnisse auszuräumen und praktische Tipps für den Einstieg in die digitale Rechnungswelt bereitzustellen.

1. Was ist überhaupt eine E-Rechnung und wie unterscheidet sie sich von einer PDF-Rechnung?

3. Welche rechtlichen Vorgaben gelten für die E-Rechnung?

Grundlage in Deutschland ist das Wachstumschancengesetz (2023), das die EU-Vorgaben zur elektronischen Rechnung umsetzt. Wichtige Anforderungen in der Umsetzung:

• Empfangs- und Aufbewahrungspflicht: E-Rechnungen müssen 8 Jahre lang im Originalformat gespeichert werden (§ 14b UStG). Ausdrucke sind nicht ausreichend.

• Revisionssicherheit: Manipulationssichere Speicherung, klare Dokumentation von Änderungen und nachvollziehbare Prozesse nach den Anforderungen der GoBD. Das heißt konkret: Die Original-E-Rechnung soll so aufbewahrt werden, wie sie angekommen ist – ohne daran herumzuschreiben. Das betrifft keine Änderung des Dateinamens zwecks übersichtlicher Archivierung.

• Formate: Nur strukturierte Formate (z. B. ZUGFeRD oder XRechnung) gelten als E-Rechnung. Eine reine PDF-Datei ist keine E-Rechnung.

4. Welche Formate sind für E-Rechnungen zulässig?

• ZUGFeRD: In Deutschland am weitesten verbreitet. Kombination aus PDF + eingebetteter XML-Datei. Menschlich und maschinenlesbar.

• XRechnung: Pflichtformat für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (Bund, Länder, Kommunen).

Beide Formate sind gesetzlich zulässig. Für den B2B-Alltag wird sich ZUGFeRD aufgrund der besseren Lesbarkeit vermutlich durchsetzen.

5. Gibt es Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht für Handwerksbetriebe?

Nein, alle Unternehmen, auch Kleinstbetriebe, müssen ab 2025 E-Rechnungen empfangen und speichern können. Allerdings bestehen längere Übergangsfristen für kleinere Unternehmen, was das Versenden von E-Rechnungen betrifft (siehe 2.). Rechnungen unter 250 Euro dürfen auch künftig auf Papier gestellt werden und im B2C-Bereich bleibt die Papierform generell zulässig.

6. Brauche ich spezielle Software für die E-Rechnung?

Für den Empfang: Zunächst reicht ein E-Mail-Konto und ein PDF-Viewer.

Für den Versand im B2B-Bereich (ab 2027/28): Eine Software, die ZUGFeRD- oder XRechnungen erzeugen kann, ist erforderlich. Viele Branchensoftwareanbieter bieten bereits Zusatzmodule zur Erstellung von E-Rechnungen. Ansonsten bietet sich digitale Buchhaltungssoftware an.

7. Welche Vorteile bringt die E-Rechnung für Handwerksbetriebe?

• Kostenvorteile: Kein Porto, weniger Papier, effizientere Prozesse.

• Zeitersparnis: Automatisches Einlesen, keine Tippfehler.

• Liquidität: Schnellere Bezahlung, da E-Rechnungen oft direkt mit Banking-Software verknüpft werden können.

• Buchhaltung: Reibungslose Übergabe an Steuerberater, einheitliche digitale Abläufe.

• Ressourcen: Entlastung der Mitarbeiter von manuellen Routinetätigkeiten.

8. Welche Kosten entstehen bei der Umstellung auf E-Rechnung?

Kurzfristig entstehen Kosten durch Investitionen in Software (je nach Anbieter zwischen 0 und ca. 30–50 € pro Monat) sowie ggf. einmalige Schulungskosten. Langfristig kann sich dieses Investment durch Einsparungen durch geringeren Verwaltungsaufwand, weniger Fehlerkorrekturen und Wegfall von Druck- und Versandkosten rentieren.

9. Welche Rolle spielt DATEV bei der Umstellung auf E-Rechnung?

Steuerberater arbeiten meist schon mit DATEV oder vergleichbaren Systemen. Diese Programme sind für E-Rechnungen vorbereitet und können diese automatisiert verarbeiten. Hierdurch können Handwerksbetriebe ihre Rechnungen direkt digital an den Steuerberater übergeben – ohne Zwischenschritte.

10. Wie sicher sind E-Rechnungen?

Grundsätzlich sind E-Rechnungen sicherer als Papierrechnungen, da diese manipulationssicher archiviert werden. Zu beachten sind folgende Punkte:

• Versand über verschlüsselte E-Mail empfohlen.

• Speicherung in einem revisionssicheren Archiv.

• DSGVO-Vorgaben für personenbezogene Daten sind einzuhalten.

11. Kann ich bestehende Rechnungsdaten in eine E-Rechnung umwandeln?

Ja, das ist generell möglich, aber nicht direkt. Dateien (z. B. aus Word oder Excel) müssen in einer CSV- oder XML-Datei abgespeichert werden und können dann in gängige E-Rechnungssoftware importiert werden. Eine weitere Möglichkeit bietet die Nutzung von Konvertierungstools (z. B. von Softwareanbietern oder Cloud-Diensten). Für eine effiziente Rechnungserstellung empfiehlt sich allerdings die Nutzung einer E-Rechnungssoftware.

12. Wie prüfe ich, ob meine Software E-Rechnungen kann?

Recherchiere, ob deine Anbieter das Senden und Empfangen von den in Deutschland üblichen Formaten (z. B. XRechnung/ZUGFeRD) unterstützen.

Wichtig zu wissen: Fürs Empfangen reicht schon ein E-Mail-Postfach – also du brauchst nicht sofort eine große Lösung, kannst aber später aufrüsten.

13. Sind E-Rechnungen auch für Kleinunternehmer und Freiberufler verpflichtend?

Empfangen: Ja. Alle inländischen Unternehmer müssen seit dem 01.01.2025 E-Rechnungen empfangen können (E-Mail reicht).

Selbst ausstellen: Kleinunternehmer müssen nicht sofort E-Rechnungen ausstellen; es gibt Ausnahmen/Übergangsregeln (siehe 2.)

14. Wie läuft die Rechnungsprüfung digital ab?

1. Eingang: Rechnung kommt per Mail an dein Rechnungs-Postfach.

2. Prüfen: Stimmt Leistung, Menge, Preis, Steuer? (am besten 4-Augen-Prinzip).

3. Freigeben: „Okay“ geben (per kurzer Notiz, Tool-Knopf oder E-Mail-Antwort).

4. Buchen & ablegen: In die Buchhaltung übernehmen und revisionssicher speichern.

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