In vielen Betrieben ist unglaublich viel Wissen vorhanden. Es ist nur nicht immer dort verfügbar, wo es gerade gebraucht wird. Manche Informationen liegen in Ordnern im Büro, andere in alten E-Mails, PDF-Dateien, WhatsApp-Verläufen, Aushängen, Checklisten oder einzelnen Softwarelösungen. Vieles steckt außerdem im Kopf der Betriebsinhabenden, der Bürokräfte, der Meister:innen oder langjähriger Mitarbeitender.

Solange alle wissen, wen sie fragen müssen, funktioniert das im Alltag oft irgendwie. Schwierig wird es aber, wenn neue Mitarbeitende eingearbeitet werden, erfahrene Personen im Urlaub sind, im Büro viel los ist oder immer wieder dieselben Fragen auftauchen. Dann kostet die Suche nach Informationen Zeit, Nerven und im Zweifel auch Qualität.

Genau hier kann ein eigener KI-Wissensassistent helfen. Er macht vorhandenes Betriebswissen schneller auffindbar. Mitarbeitende können Fragen stellen und erhalten eine verständliche Antwort auf Basis der hinterlegten Informationen. Das kann bei internen Abläufen helfen, bei Checklisten, bei Kundenfragen, bei der Einarbeitung oder bei wiederkehrenden Texten im Büro.

Der Einstieg muss dabei kein großes Digitalprojekt sein. Schon mit wenigen gut vorbereiteten Dateien und einem klaren Anwendungsfall lässt sich ein erster KI-Wissensassistent aufbauen. Eine einfache Möglichkeit dafür sind sogenannte Custom GPTs in ChatGPT. OpenAI beschreibt GPTs als anpassbare Versionen von ChatGPT, die unter anderem mit eigenen Anweisungen, Wissensdateien und bestimmten Funktionen konfiguriert werden können.

Viele Betriebe versuchen dann, die bestehenden Prozesse durch zusätzliche Tools zu ergänzen. Das führt jedoch häufig zu noch mehr Komplexität, statt diese zu reduzieren.

An diesem Punkt wird deutlich: Die Lösung liegt nicht in weiteren Einzellösungen, sondern in einem System, das die zentralen Abläufe miteinander verbindet.

Genau hier setzen ERP-Systeme im Handwerk an.

1. Was ist ein KI-Wissensassistent?

Ein KI-Wissensassistent ist ein Chatbot, der nicht nur allgemeines Wissen nutzt, sondern mit eigenen Informationen des Betriebs arbeitet. Diese Informationen können zum Beispiel aus Arbeitsanweisungen, Checklisten, Schulungsunterlagen, Leistungsbeschreibungen, FAQ-Listen oder internen Ablaufbeschreibungen bestehen.

Der Assistent beantwortet dann z. B. Fragen wie:

• „Wie läuft bei uns eine neue Kundenanfrage ab?“
• „Welche Informationen brauchen wir für ein Angebot?“
• „Was muss ich bei einer Reklamation beachten?“
• „Wie erkläre ich unsere Leistungen einfach und verständlich?“
• „Welche Checkliste brauche ich für einen Vor-Ort-Termin?“

Wichtig ist: Der Assistent ersetzt keine verantwortliche Person und trifft keine verbindlichen Entscheidungen. Er hilft dabei, vorhandenes Wissen besser zugänglich zu machen, Antworten vorzubereiten und wiederkehrende Fragen schneller zu bearbeiten.

2. Warum ist das gerade für Handwerksbetriebe interessant?

Handwerksbetriebe arbeiten oft sehr praxisnah, mit vielen wiederkehrenden Abläufen und gleichzeitig vielen individuellen Situationen. Es gibt Kundenanfragen, Angebote, Termine, Baustellen, Materialfragen, Reklamationen, Dokumentationen, Schulungen, interne Absprachen und Einarbeitung neuer Mitarbeitender.

Dabei entsteht viel Wissen. Häufig ist dieses Wissen aber nicht zentral gepflegt. Es ist verteilt auf einzelne Personen, alte Vorlagen, Ordnerstrukturen, E-Mail-Postfächer oder das Gedächtnis der Geschäftsführung. Für den Alltag bedeutet das: Wer etwas wissen will, fragt schnell im Büro, ruft die verantwortliche Person an oder sucht lange nach der passenden Datei.

Ein KI-Wissensassistent kann genau an dieser Stelle entlasten. Er kann Antworten aus vorhandenen Unterlagen ableiten, Abläufe erklären, Checklisten ausgeben oder Textentwürfe vorbereiten. Dadurch werden Informationen nicht nur gespeichert, sondern wirklich nutzbar.

Das ist nicht nur für klassische Bau- und Ausbaugewerke interessant. Auch Friseurbetriebe, Kosmetikstudios, Gebäudereinigungen, Kfz-Betriebe, Orthopädietechnik, Lebensmittelhandwerk oder andere Dienstleistungsbetriebe können davon profitieren. Entscheidend ist nicht das Gewerk, sondern die Frage: Welche Informationen werden im Betrieb immer wieder gebraucht?

3. Wofür kann ein KI-Wissensassistent im Betrieb genutzt werden?

1. Einarbeitung neuer Mitarbeitender

Neue Mitarbeitende müssen am Anfang viele Dinge gleichzeitig verstehen: Wer ist wofür zuständig? Wie läuft eine Kundenanfrage ab? Wo werden Termine dokumentiert? Welche Standards gelten bei der Kommunikation? Welche Systeme werden genutzt?

Ein KI-Wissensassistent kann hier als digitale Einstiegshilfe dienen. Neue Mitarbeitende können Fragen stellen und erhalten eine einfache Erklärung auf Basis der internen Informationen. Das ersetzt keine persönliche Einarbeitung, kann aber viele wiederkehrende Rückfragen reduzieren.

Beispiele:

• „Was muss ich am ersten Arbeitstag wissen?“
• „Welche Schritte gehören bei uns zur Angebotsvorbereitung?“
• „Wie dokumentieren wir Kundentermine?“
• „Welche Informationen müssen bei einer neuen Anfrage aufgenommen werden?“

Gerade kleinere Betriebe profitieren davon, weil Einarbeitung oft neben dem Tagesgeschäft passiert. Wenn grundlegende Informationen schneller auffindbar sind, bleibt mehr Zeit für persönliche Anleitung und fachliche Unterstützung.

2. Schulung und interne Standards

Viele Betriebe haben klare Vorstellungen davon, wie gearbeitet werden soll. Nur sind diese Standards nicht immer schriftlich festgehalten oder schnell verfügbar. Ein KI-Wissensassistent kann helfen, solche Standards verständlich aufzubereiten.

Er kann Arbeitsabläufe erklären, Schulungsfragen beantworten oder aus vorhandenen Unterlagen kleine Lernhilfen erstellen. Auch Auszubildende können davon profitieren, wenn sie Fachbegriffe, Abläufe oder betriebliche Regeln noch einmal einfach erklärt bekommen.

Beispiele:

• „Erkläre den Ablauf einer Reklamation in einfachen Worten.“
• „Was sind unsere Standards im Kundenkontakt?“
• „Erstelle fünf Lernfragen zu unserer Checkliste für Kundentermine.“
• „Fasse diese Arbeitsanweisung für neue Mitarbeitende zusammen.“

So wird vorhandenes Wissen nicht nur abgelegt, sondern aktiv für Schulung und Weiterbildung nutzbar.

3. Checklisten für wiederkehrende Aufgaben

Viele Aufgaben im Betrieb laufen regelmäßig ähnlich ab. Trotzdem wird im Alltag schnell etwas vergessen, wenn es hektisch wird. Ein KI-Wissensassistent kann aus hinterlegten Informationen passende Checklisten ausgeben.

Beispiele:

• „Erstelle mir eine Checkliste für einen Kundentermin.“
• „Welche Punkte müssen vor Baustellenstart geklärt sein?“
• „Was brauchen wir für die Angebotserstellung?“
• „Welche Schritte gehören zum Tagesabschluss im Salon?“
• „Was muss bei einer Materialbestellung geprüft werden?“

Solche Checklisten können für viele Bereiche hilfreich sein: Büro, Werkstatt, Baustelle, Verkauf, Kundendienst, Empfang oder Einarbeitung. Der Vorteil ist, dass Mitarbeitende nicht lange suchen müssen, sondern die passende Liste direkt abfragen können.

4. Hilfe bei der Kundenkommunikation

Viele Betriebe schreiben täglich ähnliche Nachrichten: Antworten auf Anfragen, Terminbestätigungen, Rückfragen, Angebotsnachfassungen oder Reaktionen auf Reklamationen. Ein KI-Wissensassistent kann hier Entwürfe vorbereiten, die zum Betrieb passen.

Beispiele:

• „Formuliere eine freundliche Antwort auf diese Kundenanfrage.“
• „Schreibe eine kurze Terminerinnerung.“
• „Erstelle eine Nachricht, in der wir fehlende Informationen für ein Angebot abfragen.“
• „Formuliere eine sachliche Antwort auf eine Reklamation.“
• „Erkläre unsere Leistung so, dass Kund:innen sie leicht verstehen.“

Wichtig bleibt: Der Mensch prüft die Nachricht, bevor sie verschickt wird. Der Assistent kann aber viel Vorarbeit leisten und helfen, einheitlicher und professioneller zu kommunizieren.

5. Betriebswissen sichern

In vielen Betrieben hängt viel Wissen an einzelnen Personen. Das kann im Alltag praktisch sein, ist aber auch ein Risiko. Wenn eine erfahrene Person nicht erreichbar ist, geht Wissen nicht verloren, aber es ist gerade nicht verfügbar.

Ein KI-Wissensassistent kann helfen, dieses Wissen Schritt für Schritt zu sichern. Dafür müssen Betriebe nicht sofort ein perfektes digitales Handbuch erstellen. Es reicht, mit häufigen Fragen, Standardabläufen und wichtigen Checklisten zu beginnen. So wird aus Einzelwissen nach und nach Teamwissen.

Beispiele:

• „Welche Leistungen bieten wir genau an?“
• „Wie gehen wir mit kurzfristigen Terminverschiebungen um?“
• „Wer ist intern für welche Themen zuständig?“
• „Welche Standardtexte nutzen wir für Angebotsnachfassungen?“
• „Was muss bei bestimmten Auftragsarten beachtet werden?“

4. Was braucht man für den Start?

Für den ersten eigenen KI-Wissensassistenten braucht es nicht viel:

• einen geeigneten ChatGPT-Zugang,
• eine klare Idee, wofür der Assistent genutzt werden soll,
• gut lesbare Wissensdateien,
• einige typische Fragen aus dem Betriebsalltag,
• eine verantwortliche Person, die den Assistenten pflegt.

Diese verantwortliche Person muss nicht täglich daran arbeiten. Wichtig ist aber, dass gelegentlich überprüft wird, ob die hinterlegten Informationen noch aktuell sind. Haben sich Abläufe geändert? Gibt es neue Zuständigkeiten? Sind alte Preisangaben, Telefonnummern oder Vorlagen enthalten? Ein Wissensassistent ist nur so gut wie die Informationen, auf die er zugreifen kann.

Für den Anfang reichen oft wenige Dateien. Es kann aber sinnvoll sein, unterschiedliche Themen in getrennten Dateien zu pflegen. Zum Beispiel:

• eine Datei für allgemeine Betriebsinformationen,
• eine Datei für interne Abläufe,
• eine Datei für häufige Kundenfragen,
• eine Datei für Checklisten,
• eine Datei für Textbausteine,
• eine Datei für Schulungs- oder Onboarding-Inhalte.

Das macht die Pflege einfacher. Wenn sich nur eine Checkliste ändert, muss nicht das gesamte Betriebswissen überarbeitet werden. OpenAI ermöglicht bei GPTs das Hochladen mehrerer Wissensdateien; aktuell sind bei OpenAI bis zu 20 Dateien pro GPT möglich.

5. Tutorial: So erstellen Betriebe ihren ersten KI-Wissensassistenten

Vorbereitung: Erst das Wissen ordnen, dann den Assistenten bauen

Der wichtigste Schritt kommt vor dem Erstellen des Chatbots. Betriebe sollten nicht einfach wahllos alte PDF-Dateien, Screenshots, Word-Dokumente oder Ordner hochladen. Besser ist es, das wichtigste Wissen einmal sauber zu strukturieren.

Eine einfache Wissensdatei kann zum Beispiel so aufgebaut sein:

1. Allgemeine Betriebsinformationen
   Name, Leistungen, Öffnungszeiten, Standorte, Kontaktwege, Zuständigkeiten.
2. Häufige Kundenfragen
   Typische Fragen und passende Antworten.
3. Interne Abläufe
   Zum Beispiel Kundenanfrage, Angebot, Auftrag, Reklamation, Terminverschiebung, Materialbestellung.
4. Checklisten
   Für Kundentermine, Baustellenstart, Tagesabschluss, Angebotserstellung oder Einarbeitung.
5. Textbausteine
   Für E-Mails, Nachrichten, Angebotsnachfassungen, Terminbestätigungen oder Rückfragen.

Je klarer diese Informationen aufgebaut sind, desto besser kann der Assistent damit arbeiten. Besonders hilfreich sind kurze Absätze, eindeutige Überschriften, Frage-Antwort-Strukturen und konkrete Schrittfolgen.

Weniger hilfreich sind schlecht gescannte PDFs, Fotos von Dokumenten, unübersichtliche Tabellen oder Dateien mit widersprüchlichen Informationen. OpenAI empfiehlt bei Problemen mit GPT-Wissensdateien ebenfalls klarere und stärker textbasierte Quelldateien.

Schritt 1: Ziel festlegen

Bevor der Assistent erstellt wird, sollte klar sein, wofür er genutzt werden soll. Ein klarer Startpunkt macht es leichter, gute Dateien auszuwählen und passende Anweisungen zu formulieren. Ein häufiger Fehler ist, direkt mit dem Anspruch zu starten: „Der Assistent soll alles können.“ Das führt oft zu unklaren Ergebnissen.

Besser ist ein konkreter erster Anwendungsfall.

Beispiel:

„Unser KI-Wissensassistent soll Mitarbeitenden helfen, schneller Antworten auf interne Fragen zu finden. Er soll Abläufe erklären, Checklisten ausgeben, bei Kundenkommunikation unterstützen und neue Mitarbeitende bei der Einarbeitung entlasten.“

Weitere mögliche Ziele:

• „Der Assistent soll neue Mitarbeitende beim Einstieg unterstützen.“
• „Der Assistent soll häufige Kundenfragen beantworten helfen.“
• „Der Assistent soll Checklisten für wiederkehrende Aufgaben bereitstellen.“
• „Der Assistent soll Textentwürfe für Büro und Kundenkommunikation erstellen.“

Schritt 2: Wissensdateien vorbereiten

Im nächsten Schritt werden die Informationen gesammelt, mit denen der Assistent arbeiten soll. Für den Anfang reichen wenige, gut strukturierte Dateien.

Es empfiehlt sich, unterschiedliche Themen in unterschiedlichen Dateien zu sammeln. So bleibt der Assistent übersichtlich und die Pflege einfacher.

Beispiel:

Datei 1: Betriebsinformationen
Leistungen, Öffnungszeiten, Ansprechpersonen, Standorte, Grundregeln.

Datei 2: Interne Abläufe
Kundenanfrage, Angebot, Auftrag, Reklamation, Terminänderung.

Datei 3: Checklisten
Kundentermin, Baustellenstart, Tagesabschluss, Angebotserstellung.

Datei 4: Kundenkommunikation
Textbausteine, häufige Fragen, Formulierungsbeispiele.

Datei 5: Onboarding und Schulung
Informationen für neue Mitarbeitende, Erklärungen, interne Standards.

Wichtig: Es sollten keine unnötigen personenbezogenen Daten, keine Passwörter, keine sensiblen Kundendaten und keine vertraulichen Informationen hochgeladen werden, die für den Zweck nicht gebraucht werden.

Schritt 3: Hauptprompt vorbereiten

Der Hauptprompt ist die zentrale Anweisung für den Assistenten. Er beschreibt, welche Aufgabe der Assistent hat, wie er antworten soll und wo seine Grenzen liegen.

Ein einfacher Hauptprompt könnte so aussehen:

Du bist der interne KI-Wissensassistent für unseren Betrieb.

Deine Aufgabe:

• Beantworte Fragen zu internen Abläufen, Checklisten, Kundenkommunikation, Leistungen und Standards.
• Nutze vorrangig die hochgeladenen Wissensdateien.
• Antworte kurz, verständlich und praxisnah.
• Gib bei Abläufen nummerierte Schritte aus.
• Gib bei wiederkehrenden Aufgaben Checklisten aus.
• Erstelle bei Bedarf Textentwürfe für E-Mails, Nachrichten oder Kundengespräche.
• Erfinde keine Preise, Zusagen, Zuständigkeiten oder rechtlichen Aussagen.
• Wenn Informationen fehlen, sage deutlich: „Dazu finde ich in den hinterlegten Informationen keine eindeutige Angabe.“
• Bei rechtlichen, steuerlichen, sicherheitskritischen oder verbindlichen Fragen verweise an eine verantwortliche Person.

Ein praktischer Tipp: Auch bei der Erstellung dieses Hauptprompts kann KI helfen. Öffnen Sie dafür einfach einen normalen Chat in ChatGPT und beschreiben Sie möglichst genau, was der Assistent später können soll. Noch einfacher geht es mit der Sprachfunktion: Erzählen Sie dem Chat per Diktierfunktion, was Sie bauen möchten. Zum Beispiel:

„Ich möchte einen KI-Wissensassistenten für unseren Betrieb erstellen. Er soll neuen Mitarbeitenden helfen, interne Abläufe erklären, Checklisten ausgeben und bei Kundenkommunikation unterstützen. Er soll nicht einfach Dinge erfinden und bei unsicheren Fragen an die Geschäftsführung verweisen. Bitte erstelle mir daraus einen guten Hauptprompt für einen Custom GPT.“

Die KI kann daraus eine erste strukturierte Anweisung erstellen. Diese sollte anschließend geprüft und an den Betrieb angepasst werden.

Schritt 4: Custom GPT in ChatGPT erstellen

Wenn Ziel, Dateien und Hauptprompt vorbereitet sind, kann der eigentliche Assistent erstellt werden.

Der Ablauf ist ungefähr so:

1. ChatGPT im Browser öffnen.
2. Den Bereich „GPTs“ öffnen.
3. „Erstellen“ auswählen.
4. Namen und kurze Beschreibung vergeben.
5. Den vorbereiteten Hauptprompt einfügen.
6. Die Wissensdateien hochladen.
7. Funktionen auswählen.
8. Testfragen stellen.
9. Assistent speichern.
10. Im kleinen Kreis teilen und ausprobieren.

OpenAI beschreibt den GPT-Builder als Möglichkeit, GPTs in ChatGPT zu erstellen, zu konfigurieren, zu testen und zu verwalten. Dazu gehören unter anderem Anweisungen, Wissensdateien, Fähigkeiten, Apps und Actions.

Für den Namen eignet sich etwas Einfaches, zum Beispiel: „Wissensassistent [Betriebsname] oder „Betriebswissen [Betriebsname]“

Die Beschreibung sollte ebenfalls klar sein, zum Beispiel: „Hilft Mitarbeitenden bei Fragen zu internen Abläufen, Checklisten, Kundenkommunikation und Betriebswissen.“

Schritt 5: Funktionen bewusst auswählen

Für den ersten Einstieg sollte der Assistent möglichst einfach bleiben. Es ist nicht notwendig, direkt externe Schnittstellen, Automatisierungen oder komplizierte Zusatzfunktionen einzubauen.

Für einen einfachen Wissensassistenten reichen in der Regel:

• eigene Anweisungen,
• Wissensdateien,
• Testfragen,
• klare Regeln für die Nutzung.

Die Websuche sollte eher deaktiviert bleiben, wenn der Assistent nur mit internem Betriebswissen arbeiten soll. Bildgenerierung ist für diesen Zweck meistens nicht notwendig. Datenanalyse kann sinnvoll sein, wenn später Tabellen oder Auswertungen eine Rolle spielen. Externe Schnittstellen und Automatisierungen sind eher ein zweiter Schritt, wenn der einfache Assistent gut funktioniert.

Die wichtigste Empfehlung lautet: Erst einen einfachen nützlichen Assistenten bauen. Zusatzfunktionen und Automatisierungen einbauen kann man später immer noch.

Schritt 6: Testfragen stellen

Bevor der Assistent im Team genutzt wird, sollte er gründlich getestet werden. Dafür eignen sich typische Fragen aus dem Betriebsalltag.

Beispiele:

Wichtig ist auch, bewusst Fragen zu stellen, die der Assistent nicht sicher beantworten kann. So lässt sich prüfen, ob er offen mit Unsicherheit umgeht oder ob er Informationen erfindet.

Wenn Antworten falsch, zu lang oder unklar sind, gibt es zwei Stellschrauben:

• Erstens: Die Wissensdateien verbessern.
• Zweitens: Den Hauptprompt nachschärfen.

Schritt 7: Erst im kleinen Kreis testen

Der Assistent sollte nicht sofort im gesamten Betrieb eingeführt werden. Besser ist ein kleiner Test mit ein bis zwei Personen aus dem Büro, der Werkstatt, dem Salon, der Baustelle oder der Verwaltung.

Diese Personen können typische Fragen stellen und Rückmeldung geben:

• Welche Antworten waren hilfreich?
• Wo hat etwas gefehlt?
• Welche Fragen wurden falsch verstanden?
• Welche Informationen sollten ergänzt werden?
• Welche Antwortformate sind im Alltag besonders nützlich?

Nach dieser Testphase können die Dateien verbessert und die Anweisungen angepasst werden. Erst danach lohnt es sich, den Assistenten breiter im Team bekannt zu machen.

Schritt 8: Nutzung im Betrieb einführen

Wenn der Assistent geteilt wird, sollte kurz erklärt werden, wofür er gedacht ist und wofür nicht.

Eine einfache interne Einführung könnte so lauten:

„Wir testen einen KI-Wissensassistenten für unser Betriebswissen. Ihr könnt ihn nutzen, um Fragen zu Abläufen, Checklisten, Kundenkommunikation und internen Standards zu stellen. Der Assistent hilft bei der Orientierung und bei Entwürfen. Verbindliche Entscheidungen, rechtliche Fragen, Preise oder besondere Einzelfälle müssen weiterhin mit der verantwortlichen Person geklärt werden.“

Hilfreich ist außerdem eine kleine Liste mit Beispielfragen. So verstehen Mitarbeitende schneller, wie sie den Assistenten sinnvoll einsetzen können.

6. Praktische Tipps für bessere Ergebnisse

Nicht zu viele Dateien auf einmal hochladen

Viele Betriebe haben bereits zahlreiche Dokumente. Trotzdem ist es besser, nicht alles ungefiltert hochzuladen. Alte Dateien, doppelte Informationen oder widersprüchliche Versionen können zu schlechten Antworten führen.

Besser ist: wenige, gut gepflegte Dateien mit klarer Struktur.

Themen sinnvoll trennen

Unterschiedliche Themen können in eigenen Dateien gepflegt werden. Das macht Aktualisierungen einfacher und sorgt für mehr Übersicht.

Zum Beispiel:

• „FAQ Kundenfragen“
• „Interne Abläufe“
• „Checklisten“
• „Textbausteine“
• „Onboarding“

Informationen regelmäßig prüfen

Ein KI-Wissensassistent sollte gelegentlich überprüft werden. Dafür kann eine Person im Betrieb verantwortlich sein. Diese Person prüft zum Beispiel einmal im Quartal oder bei größeren Änderungen:

• Sind die Abläufe noch aktuell?
• Stimmen Zuständigkeiten und Kontaktinformationen?
• Gibt es neue Vorlagen oder Checklisten?
• Sind alte Informationen enthalten, die entfernt werden sollten?
• Sind die Antworten im Alltag weiterhin hilfreich?

Klare Grenzen formulieren

Der Assistent sollte nicht alles beantworten. Besonders bei rechtlichen, steuerlichen, sicherheitskritischen, datenschutzrelevanten oder verbindlichen Fragen sollte er an eine verantwortliche Person verweisen.

Das sollte bereits im Hauptprompt stehen.

Gute Fragen sammeln

Je besser die Fragen sind, desto besser wird der Nutzen sichtbar. Betriebe können typische Fragen aus dem Alltag sammeln und daraus eine kleine Startliste machen.

Beispiele:

• „Was muss ich bei einer neuen Anfrage aufnehmen?“
• „Wie gehe ich mit einer Beschwerde um?“
• „Welche Unterlagen brauchen wir für diesen Auftrag?“
• „Wie schreibe ich eine freundliche Nachfassmail?“
• „Welche Schritte gehören zum Tagesabschluss?“

7. Was sollten Betriebe beachten?

Datenschutz

Betriebe sollten sorgfältig überlegen, welche Informationen sie hochladen. Nicht alles, was intern vorhanden ist, gehört automatisch in einen KI-Assistenten.

Nicht geeignet sind zum Beispiel:

• Passwörter,
• vollständige Personalakten,
• sensible Kundendaten, – wenn dann anonymisieren
• Gesundheitsdaten,
• vertrauliche Vertragsdetails,
• unnötige personenbezogene Informationen.

Für die betriebliche Nutzung sollte außerdem geprüft werden, welcher Tarif und welche Datenschutzeinstellungen verwendet werden. OpenAI gibt an, dass Eingaben und Ausgaben aus Business-Produkten wie ChatGPT Business, ChatGPT Enterprise und der API standardmäßig nicht zum Training der Modelle genutzt werden.

Bei sensiblen Daten oder besonderen Anforderungen sollte der Betrieb die eigene IT, Datenschutzverantwortliche oder externe Beratung einbeziehen.

Accounts und Zugriff

Für einen ersten Test kann eine Person den Assistenten erstellen. Wenn mehrere Mitarbeitende regelmäßig damit arbeiten sollen, sollte aber sauber geklärt werden, wie der Zugriff organisiert wird.

Wichtig ist: Mitarbeitende sollten nicht einfach ein gemeinsames Konto nutzen. Für die professionelle Nutzung im Betrieb ist ein eigener Zugang pro Person deutlich sauberer. Für Teams kann ein Business-Workspace sinnvoll sein, weil dort Mitglieder, Zugriff und Verwaltung besser organisiert werden können. ChatGPT Business ist laut OpenAI für Organisationen und Teams gedacht und ab zwei Standard-ChatGPT-Seats verfügbar.

GPTs können je nach Tarif und Workspace-Einstellung geteilt werden, zum Beispiel per Link, mit bestimmten Personen oder innerhalb eines Workspaces.

Online oder offline?

Ein Custom GPT in ChatGPT ist eine einfache Online-Lösung. Für viele Betriebe ist das ein guter Einstieg, weil kein eigenes KI-System aufgebaut werden muss.

Wenn ein Betrieb besonders sensible Informationen verarbeiten möchte oder eine vollständig lokale Lösung ohne Cloud sucht, ist ein Custom GPT möglicherweise nicht die passende Variante. Dann sollte geprüft werden, ob eine lokale KI-Lösung, eine spezielle Unternehmenssoftware oder eine Lösung über einen IT-Dienstleister besser geeignet ist.

Für den Einstieg gilt: Erst mit unkritischem Wissen und klaren Grenzen testen. Danach kann entschieden werden, ob eine größere oder stärker abgesicherte Lösung sinnvoll ist.

8. Gibt es Alternativen zu Custom GPTs?

Custom GPTs in ChatGPT sind eine einfache Möglichkeit, um schnell einen eigenen KI-Wissensassistenten mit Betriebswissen zu testen. Es gibt aber auch andere Anbieter und Lösungen, zum Beispiel Microsoft Copilot bzw. Copilot Studio, Google Gemini oder NotebookLM, Claude Projects, Notion AI oder spezielle Chatbot-Anbieter für Websites. Für den einfachen Alltagsgebrauch unterscheiden sich viele Lösungen weniger darin, ob sie grundsätzlich Fragen beantworten, Dokumente auswerten oder Texte erstellen können. Wichtiger ist oft die Frage, in welcher digitalen Umgebung der Betrieb bereits arbeitet. Wer Microsoft 365, Teams, SharePoint oder OneDrive nutzt, sollte prüfen, ob eine Microsoft-Lösung besser passt. Wer stark mit Google Workspace arbeitet, findet möglicherweise bei Gemini oder NotebookLM einen passenden Einstieg. Wenn Wissen bereits in Notion gepflegt wird, kann Notion AI interessant sein. Für öffentliche Website-Chatbots sind spezialisierte Chatbot-Anbieter oft geeigneter als ein interner Wissensassistent. Für den Einstieg gilt deshalb: Nicht zuerst nach der „perfekten“ KI suchen, sondern schauen, wo die eigenen Informationen liegen, wer den Assistenten nutzen soll und welche Lösung sich möglichst einfach in den bestehenden Arbeitsalltag einfügt.

Fazit: Klein starten und echten Nutzen testen

Ein eigener KI-Wissensassistent muss kein großes Digitalprojekt sein. Schon mit einer guten Wissensdatei, klaren Anweisungen und einigen Testfragen können Betriebe ausprobieren, ob sich wiederkehrende Fragen schneller beantworten lassen.

Der größte Nutzen liegt nicht darin, dass „KI im Betrieb“ eingesetzt wird. Der eigentliche Nutzen entsteht, wenn Mitarbeitende schneller an die Informationen kommen, die sie im Alltag wirklich brauchen.

Wenn Betriebswissen nicht mehr nur in Ordnern, im Büro oder im Kopf einzelner Personen liegt, sondern einfacher zugänglich wird, kann das viele kleine Abläufe verbessern: Einarbeitung, Kundenkommunikation, Checklisten, interne Standards und Wissenssicherung.

Der beste Einstieg ist deshalb nicht der perfekte Assistent. Der beste Einstieg ist ein einfacher erster Helfer für wiederkehrende Fragen. Danach kann der Betrieb Schritt für Schritt ergänzen, verbessern und entscheiden, welche weiteren KI-Anwendungen wirklich sinnvoll sind.