Das Servicekonto für die XRechnung konfigurieren
Mit E-Mailadresse und Passwort einloggen
Im Beitrag zum Servicekonto So registrieren Sie sich im Bremer E-Rechnungsportal haben wir bereits erklärt, wie man die Registrierung für ein Servicekonto durchführt. In diesem Beitrag geht es um die Einstellungen des Kontos.
Anmelden unter: https://onlinedienste.bremen.de/Onlinedienste/
Ist man mit seinen Daten eingeloggt sieht das Konto folgendermaßen aus:
Folgende Einstellungen kann man vornehmen.
Es gibt zwei Möglichkeiten durch das Konto zu navigieren. Über die vier roten Buttons (s. Abb. 2) gelangt man zu folgenden Punkten:
- Im Postfach (s. Abb. 3) gibt es die persönlichen Nachrichten.
- Unter Unternehmensdaten können Administratoren die Unternehmensdaten ändern.
- Unter Online-Dienste sind alle Dienste eingestellt, die bei der Registrierung angegeben wurden. Es können weitere Dienste dazugebucht werden.
- Unter Benutzer können Administratoren weitere Nutzer einstellen und auch weitere Administratoren benennen.
Zusätzliche Navigation:
Ist man z.B. im Postfach gelandet, kann man über die Navigation, die sich jetzt geöffnet hat auch die anderen Bereiche erreichen.
1. Alle Dienste
schlüsselt nochmal auf, welche Nutzungsmöglichkeiten das Portal bietet.
2. Mein Bereich
(s. Abb. 4)
Hier kann man die persönliche Einstellungen bearbeiten.
- z.B. das Postfach oder das Profil einsehen
- die freigeschalteten Dienste einsehen
- kann Kontoeinstellungen machen, wie die E-Mailadresse oder das Passwort ändern oder auch das Konto bei Bedarf löschen
3. Administration
Im Adminstrationsbereich (s. Abb. 5) können verschiedene Einstellungen getätigt werden. Die wesentlichen für die XRechnung sind folgende:
- Unter Benutzer, kann man Neue Nutzer anlegen mit oder ohne Administratorenrechten
- Online-Dienste hinzufügen, wieder löschen oder für einzelnen Nutzer freischalten
- Die Unternehmensdaten anpassen
- Funktionspostfächer oder Gruppenverwaltung spielen für die XRechnung erstmal keine Rolle
Neue Administratoren anlegen!
Wenn man unter Benutzer mit dem Plus (s. Abb 5) einen neuen Benutzer anlegt, kann man direkt oben (s. Abb. 6) den Regler auf “als weiteren Administrator anlegen” setzen. Pflichtfelder für den neuen Benutzer sind: Name, Nachname und gültige E-Mailadresse.
Online-Dienste verwalten!
Unter Online-Dienste verwalten findet man alle aktuellen Dienste. Über Dienste hinzufügen kann man weiter dazu buchen. Klickt man auf das bereits angelegte E-Rechnungsportal (s. Abb. 7) , kann man die Nutzer dafür verwalten.
Alle eingetragenen Benutzer des Unternehmens können entsprechend mit dem Regler rechts (s. Abb. 8) eine Berechtigung erhalten oder nicht.
Alles wesentliche eingestellt?
Wenn alle Einstellungen im Konto getan sind, kann man über den Startbildschirm (s. Abb. 9 und 10) ins E-Rechnungsportal gelangen und die erste XRechnung anlegen und hochladen.
Diesen Vorgang erklären wir in einem weiteren Tutorial.
Wie geht´s weiter?
Finden Sie hier eine weitere Anleitung wie sie sich für ein Servicekonto registrieren.
Hier ist auch eine Videoanleitung zu finden:
Öffnen Sie den Link:
https://onlinedienste.bremen.de/Onlinedienste
und folgen Sie der Anleitung im Video.
Stand: Februar 2021
XRechnung hochladen und versenden
Haben Sie betreits ein Servicekonto?
Um eine Rechnung erstellen zu können, müssen sie ein Servicekonto angelegt haben, hier finden Sie eine Anleitung zum Erstellen des Kontos und hier eine Anleitung zum Konfigurieren des Kontos.
Um erfolgreich eine fertige eRechnung als XRechnung zu versenden, müssen Sie folgendes tun.
Im Bremer E-Rechnungsportal anmelden
Nach Auswählen des Links https://onlinedienste.bremen.de/Onlinedienste landen sie auf der Startansicht. Gehen Sie auf den roten Anmeldebutton und Starten sie den Login in das Servicekonto mit E-Mailadresse und Passwort.
Folgen Sie Punkt 1- 6 der Anleitung des Tutotials:
So reichen Sie im Bremer E-Rechnungsportal eine XRechnung ein
Eine fertige XRechnung hochladen
Nach dem erfolgreichen Anmelden auf dem E-Rechnungsportal haben Sie die Möglichkeit eine fertige XRechnung hochzuladen und zu versenden:
Im folgenden können Sie eine fertige eRechnung im XRechnung-Standard (CEN 16931 konforme XML; sowohl UBL als auch CII) von Ihrem System auswählen und hochladen.
- Gehen Sie auf Datei auswählen (die maximale Dateigröße beträgt 20 MB)
- Der Name der Datei erscheint, klicken Sie auf den roten Button “Datei Hochladen! Dann wird eine Virenprüfung durchgeführt.
- Wenn Sie jetzt auf “Speichern & Weiter” klicken wurde ihre Datei hochgeladen.
Jetzt bekommen Sie einen Hinweis ob die Daten und die Leitweg-ID korrekt sind, dann können Sie die Datei “XRechnung hochladen und versenden”
XRechnung erfolgreich versendet?
Sie möchten noch eine fertige XRechnung hochladen?
Abschließend erscheint nach erfolgreichem Versand eine entsprechende Meldung und eine Nachrichten-ID. Gehen Sie wieder auf den Link E-Rechnungsportal und reichen Sie bei Bedarf weitere Rechnungen ein.
Hier ist auch eine Videoanleitung zu finden:
Videoanleitung des alten Portals, wird zeitnah ergänzt.
Stand: März 2021
So setzen Sie eine XRechnung im Bremer E-Rechnungsportal fort
Die Fortsetzung einer XRechnungs-Erzeugung setzt eine begonnene Rechnungserzeugung voraus.
Im Bremer E-Rechnungsportal anmelden
Nach Auswählen des Links:
https://onlinedienste.bremen.de/Onlinedienste/Service/Entry/XRECHNUNG
erreichen Sie über den Button “Anmelden” den Login zu ihrem Zugang zum E-Rechnungsportal. Dort können Sie sich dann mit Ihrem Benutzernamen und Passwort anmelden.
Dann sollten Sie in der Suche das E-Rechnungsportal suchen, und auf den Link klicken. Eine Anleitung dazu finden Sie auch in unserem vorherigen Beitrag unter: So reichen Sie eine XRechnung im E-Rechnungsportal ein
Starten Sie das Portal und stimmen Sie den Richtlinien des Datenschutzes und den Nutzungsbedingungen zu, sie Erreichen die Startseite des E-Rechnungsdienstes.
"Erzeugung einer XRechnung fortsetzen"
In der Regel ist die letzte begonnene Rechnung gespeichert. Klicken Sie auf “XRechnung weiter bearbeiten” und starten Sie die Vollendung der XRechnung. Je nach den Privatsphäre- und Sicherheitseinstellungen des Browsers, kann es aber auch sein, dass Sie diesen Link beim nächsten Login nicht erhalten.
Daher ist es immer ratsam, wenn Sie einen Rechnungsvorgang unterbrechen müssen, einen Zwischenstand zu speichern, den Sie dann bei Fortführung wieder hochladen und weiter bearbeiten können.
Sie können jederzeit den Bearbeitungsstand in der Eingabemaske herunterladen und zu einem späteren Zeitpunkt wieder starten. (siehe Abbildung unten)
Egal wie Sie in ihre bereits begonnene Rechnung wieder öffnen. Füllen Sie anschließend alle Pflichtangaben aus und versenden Sie ihre XRechnung.
Die vollständige Anleitung dazu finden Sie im bereits erwähnten Beitrag:
So reichen Sie eine XRechnung im E-Rechnungsportal ein
Hinweis: Alle Felder die nicht mit "optional" beschriftet sind, sind verpflichtend. Man wird am Ende darauf hingeweisen, sie unbedingt auszufüllen!"
XRechnung auf Vollständigkeit prüfen
Nachdem Sie ihre erforderlichen Daten zur eRechnungserstellung eingegeben haben, erscheint eine Übersicht, in der Sie Ihre Eingaben überprüfen können. Sie erhalten einen Hinweis, welche Pflichtangaben noch fehlen.
XRechnung erfolgreich versendet?
Zum Abschluss wird Ihre erfolgreiche Prüfung des Erstellungsvorgangs bestätigt und Sie können das Rechnungsoriginal für Ihr Archiv herunterladen, mit einem Häkchen bestätigen und die erstellte eRechnung versenden.
WICHTIG! Das Rechnungsoriginal ist für das Archiv vorgesehen! Sollten Sie unsicher sein, wie das Rechnungsoriginal zu archivieren ist, halten Sie Rücksprache mit Ihrem Buchprüfer. Die GoBD kann als zusätzlicher Leitfaden herangezogen werden, allerdings ist Sie nicht zu 100% DSGVO-konform.
Eine Videoanleitung zum allgemeinen Erstellen einer XRechnung finden Sie hier:
Öffnen Sie den Link: https://onlinedienste.bremen.de/Onlinedienste
Jetzt können Sie mit dem Videotutorial beginnen.
Stand: März 2021
So reichen Sie im Bremer E-Rechnungsportal eine XRechnung ein
Folgen Sie der Anleitung Schritt für Schritt, um eine XRechnung im Portal der freien Hansestadt Brmen zu erstellen oder aus einem anderen System zu übertragen, anzupassen und zu versenden.
Um eine Rechnung erstellen zu können, müssen sie ein Servicekonto angelegt haben, hier finden Sie eine Anleitung zum Erstellen des Kontos und hier eine Anleitung zum Konfigurieren des Kontos.
Im Servicekonto anmelden und den Dienst
"E-Rechnungsportal" suchen
Nach Auswählen des Links https://onlinedienste.bremen.de/Onlinedienste landen sie auf der Startansicht. Gehen Sie auf den roten Anmeldebutton und Starten sie den Login in das Servicekonto mit E-Mailadresse und Passwort.
Suchen sie in der Suchleiste nach dem E-Rechnungsportal. Und Öffnen Sie den Link. ( Abb. 3 und 4)
E-Rechnung starten und Datenschutz und Nuztung zustimmen
Im E-Rechnungsportal starten Sie den Vorgang und stimmen anschließend der Datenschutzerklärung und den Nutzungsbedingungen zu. (Abb. 5 und 6)
Jetzt kann es losgehen.
XRechnung hochladen oder erstellen?
Anschließend haben sie drei verschiedene Möglichkeiten, sie können eine Rechnungsvorlage hochladen, eine XRechnung direkt im Portal erstellen oder eine fertige XRechnung hochladen und direkt versenden.
Dieser Beitrag beschäftigt sich im Folgenden mit dem Hochladen einer Vorlage und der Anpassung der Rechnungsdaten sowie dem Versand der fertigen Rechnung.
Wie man eine fertige Rechnung versendet wird in einem anderen Beitrag erklärt.
Jetzt können Sie eine Rechnungsvorlage hochladen oder mit der Erstellung (XRechnung erfassen) beginnen.
Beide Wege sind identisch, nur dass Sie mit einer Vorlage bereits einiges an Daten hochladen, die sie dann nicht noch einmal händisch einfügen müssen.
Rechnungsdaten anpassen und überprüfen.
Sie wählen eine lokal gespeicherte eRechnungsvorlage aus und laden diese anschließend mit dem roten Button: “Datei hochladen” in das System.
Diese kann nun konfiguriert und im Anschluss geprüft werden.
Gehen sie dazu durch alle Schritte der Rechnungsstellung (siehe Abb. 10) und fügen sie die Pflichtangaben ein. Optionale Angaben sind als optinal beschriftet, alles andere muss eingetragen werden.
Hilftexte findenSie unter dem Fragezeichen-Symbol.
Über den Button: “Download Bearbeitungsstand” können Sie jederzeit einen Zwischenstand für die Bearbeitung zu einem späteren Zeitpunkt herunterladen oder auch eine Vorlage erstellen.
Hinweis: Alle Felder die nicht mit "optional" beschriftet sind, sind verpflichtend. Man wird am Ende darauf hingeweisen, sie unbedingt auszufüllen!"
Nach Abschluss möglicher Änderungen können Sie die XRechnung in einer Übersicht nochmal prüfen, ein Rechnungsoriginal herunterladen und versenden. Zur Sicherheit wird das Versenden auch erst dann aktiviert, nachdem Sie überprüft haben, ob Sie tatsächlich ein Rechnungsoriginal herunter geladen haben.
WICHTIG! Das Rechnungsoriginal ist für das Archiv vorgesehen! Sollten Sie unsicher sein, wie das Rechnungsoriginal zu archivieren ist, halten Sie Rücksprache mit Ihrem Buchprüfer. Die GoBD kann als zusätzlicher Leitfaden herangezogen werden, allerdings ist Sie nicht zu 100% DSGVO-konform.
XRechnung erfolgreich versendet?
Abschließend erscheint nach erfolgreichem Versand eine entsprechende Meldung und sie landen dann wieder auf der Starseite um weiter Optionen durchzuführen.
Abschließend erscheint nach erfolgreichem Versand eine entsprechende Meldung und eine Nachrichten-ID. Sie können jetzt weitere eRechnungen hochladen.
Hier ist auch eine Videoanleitung zu finden:
Öffnen Sie den Link: https://onlinedienste.bremen.de/Onlinedienste
Jetzt können Sie mit dem Videotutorial beginnen.
Stand: Februar 2021