Was ist eine XRechnung?

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Was ist eine XRechnung?

Die elektronische Rechnung ist auch im Bereich der Abrechnung mit der öffentlichen Hand auf dem Vormarsch. Bereits seit November 2018 empfangen Dienststellen und Eigenbetriebe des Landes elektronische Rechnungen im Format XRechnung. Im November 2020 müssen dann alle Auftragnehmer von Aufträgen des Landes XRechnungen erstellen und verschicken. Höchste Zeit also, dass sich die Handwerksbetriebe mit der XRechnung befassen. Die Handwerkprojekt GmbH und Ihre Handwerkskammer Bremen unterstützen Sie dabei.

Die XRechnung ist ein Standard für elektronische Rechnungen in Deutschland. Sie entspricht der europäischen Norm (EN 16931) und wird in Bremen (und im Bund sowie weiteren Bundesländern) für die Rechnungsstellung gegenüber der öffentlichen Hand verbindlich eingeführt. Ab dem 27. November 2020 müssen Unternehmen XRechnungen stellen. Bereits seit dem 27. November 2018 können Sie in Bremen XRechnungen an öffentliche Auftraggeber schicken.

Die XRechnung ist ein sogenanntes strukturiertes Datenformat (XML) und gilt als Standard für elektronische Rechnungen. Im Unterschied zu unstrukturierten Rechnungen die für den Menschen lesbar (bspw. die Bilddatei einer gescannten Papierrechnung oder eine PDF-Datei) sind, bestehen strukturierte Rechnungen einfach aus Daten in einer Datei. Der Vorteil ist, dass diese automatisiert verarbeitet werden können.

Der Nachteil ist, dass bis zu dem Zeitpunkt, dass Ihre Software diese strukturierten Daten in Form einer XRechnung erzeugen kann, Sie Ihre Rechnungen in einem Webportal oder durch einen Dienstleister in einen Datenstrom umwandeln lassen müssen.
Es ist daher sinnvoll jetzt auf Ihren Softwareanbieter zuzugehen und darauf zu drängen, eine XRechnungsschnittstelle auch in Ihre Systeme einbauen zu lassen.

Was ist eine elektronische Rechnung?

Der Begriff der elektronischen Rechnung ist Bestandteil des E-Government-Gesetzes (§ 4a Abs.2 EGovG) und der elektronischen Rechnungs-Verordnung des Bundes (§ 2 Abs. 1 und 2 ERechV), die ausgehend von der europäischen Richtlinie 2014/55/EU folgendes definieren:
Eine Rechnung – ein Dokument, mit dem eine Lieferung oder eine sonstige Leistung abgerechnet wird – definiert die aktuelle Gesetzgebung als elektronisch wenn

  • sie in einem strukturierten elektronischen Datensatz ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und
  • das Format die automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung ermöglicht.

Insbesondere durch die Verwendung strukturierter Rechnungsdaten soll ein medienbruchfreier Prozess vom Rechnungsversand bis zur Bezahlung der beauftragten Leistungen sichergestellt und die Abrechnung damit beschleunigt werden.
Ein PDF-Dokument oder eine eingescannte Papierrechnung sind Bilddateien und somit keine elektronische Rechnung im Sinne der EGovG und ERechV.

Stand: September 2019

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